Avanzado:
Importar Datos

Paso-a-Paso: Importar Datos

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Que aprenderá usted:

insertar un archivo como un objeto seleccionar una hoja para mostrar formatear datos importados usar el Tabulador para seleccionar un objeto tapado

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Inicio con: ,  nz-gráfico.ppt desde lección anterior, nz-languages.xls desde sus archivos fuentes

La Historia Hasta Ahora: 
Usted está creando una presentación sobre Nueva Zelandia, para Viajes Mundiales SA.

Le agregará un gráfico sobre qué lenguajes son hablados en Nueva Zelandia. La principal lengua de Nueva Zelandia es el Inglés, y la mayor parte de los clientes de Viajes Mundiales, hablan algo de Inglés, pero el Inglés no es el lenguaje nativo de muchos clientes.

Una colaboradora ha encontrado algunas tablas de la oficina de censos en Nueva Zelandia acerca del lenguaje hablado, pero hay mucho más allí de lo que cualquiera probablemente desearía saber! Ella creó un archivo de Excel, nz-languages.xls, usando algunos de esos datos. Usted va a importar una tabla desde ésa hoja de cálculos.

1. Si es necesario, abrir nz-gráfico.ppt desde su disco Clase.
    
2. Agregar una nueva diapositiva a continuación de Días de lluvia.
    
3. Escribir como el nuevo título de las diapositivas Lenguajes .
    
4. Guardar como  nz-importar.ppt  en su disco Clase.
   Como manejar un disco Clase lleno

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Importar Datos

Cuando importa datos dentro de PowerPoint, está trayendo un archivocompleto. Para los archivos de Excel, puede elegir qué hoja será mostrada en la diapositiva.

1. Desde el menú seleccionar, Insertar | Objeto... Aparece el diálogo de Insertar Objeto.
   
   
    
2. Clic en el botón de radio (círculo) para Crear desde archivo y después clic en el botón Examinar.
   Se abre el diálogo Examinar.
   
   
    
3. Navegar a los archivos fuente en su disco rígido y seleccionar nz-languages.xls
   o entrar la ruta
   c:\Mis Documentos\complit101\presentaciones\nz-languages.xls

   
    
   Si no encuentra ese archivo en su disco rígido, usted puede descargarlo.
    

4. Clic en Aceptar. El diálogo de Insertar objeto cambia, para mostrar la ruta hacia el archivo que ha seleccionado.

   

5. Clic en Aceptar. La hoja que se estaba viendo cuando se guardó por última vez al archivo, se muestra centrada en la diapositiva.
    
   Ijj! Que tabla más horrible, para una diapositiva. Demasiadas entradas en la tabla y el texto es ciertamente demasiado chico.
    
   Antes de hacer cualquier cambio en el formato, miremos a este archivo en Excel y consideremos si hay algo más allí, que pueda utilizar en lugar de eso!
    
   Si Autodiseño está activo, la tabla será dimensionada más pequeña, para caber en el marcador de posición del Cuerpo. ¡Hace que una situación mala sea todavía peor! 

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Abrir Objeto

Una de las ventajas de importar sus datos como objeto, es que puede editar en su lugar, con el programa original. Es tan fácil como un doble clic!

1. Hacer doble-clic en la tabla de la diapositiva Lenguaje. Cambian varias cosas!
   • La tabla se convierte en una hoja de cálculo.
   • Las barras de herramientas cambian por barras de herramientas de Excel.
   • Los botones para Navegación desde Excel, se muestran al fondo de la tabla.
   • Los menús cambian a menús de Excel.

   

   Esos cambios suceden soloamente si tiene a Microsoft Excel instalado en su computadora.

   Método Alternativo: Clic derecho en la tabla. Desde el menú que aparece, elegir Objeto Hoja de cálculo y después Modificar.
    

2. Clic en la flecha derecha de la barra de navegación, al fondo de la hoja de cálculos. Hay dos hojas más en ése archivo de Excel.
    
   Si la hoja de cálculos es muy estrecha para poder leer los nombres completos en la tabla, es posible redimensionarla arrastrando de una de las manijas de redimensionar.
    
3. Clic en la ultima ficha, Gráfico-idiomas no ingleses. Lo que se vé, cambia para mostrar la hoja de la tabla.
   Se necesita redimensionar y posicionar ese objeto!

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Editar Objeto

Mientras su objeto (la hoja de cálculos) está en esta ventana, puede hacer cambios. Como no creó de nuevo un Vínculo de ése objeto con el archivo original, puede hacer cambios y ellos no afectarán en absoluto al original. Usted queda libre para jugar!

1. Si su gráfico está fuera de la diapositiva hacia la derecha, mueva al puntero de su ratón hacia el filo interno del borde y arrastre hacia la izquierda. En este caso el puntero del ratón , NO cambia de forma.
    
2. Redimensionar al gráfico, arrastrándolo de las manijas de las esquinas. (Lo que se vé, puede parecer que se están encimando los gráficos, pero en realidad no hay dos de ellos.)
   
    
   No se necesita al título del gráfico, de manera que remuévalo.
   
    
3. Clic en el título del gráfico para seleccionarla.
    
4. Pulsar la tecla SUPRIMIR. Toda la tabla se redimensiona para usar el espacio.
    
   Puede cambiar la fuente y remover algunos de los números para hacer a los ejes más fáciles de leer.
    
5. Clic derecho en las etiquetas para el eje Y (los números).
   
    
6. Seleccionar la ficha de Escala.
    
7. Cambiar la unidad mayor a 400000
   
    
8. Seleccionar la ficha Fuente.
    
9. Cambiar el tamaño de la fuente a 20.
    
10. Clic  en Aceptar.
     
11. Clic derecho en los nombres de lenguajes a través del fondo (el eje X) y seleccionar Formato de ejes.
     
12. En el diálogo del Formato de ejes, seleccionar la ficha Fuente y fijar el Tamaño de fuente a 20.
     
13. Clic en Aceptar.
     
    El marco de su gráfico puede quedar, en el fondo, fuera de la diapositiva:
    Necesita cambiar el ajuste del Zoom en lugar del desplazamiento. Si trata de desplazarla para verlo, probablemente se deslizará sobre la próxima diapositiva. ¡Resulta tan frustrante!
     En la barra de herramientas de Formato, cambiar el Zoom al próximo porcentaje menor. Puede ver las manijas al fondo del marco de la tabla? Si así no fuera, pruebe con un valor menor para el Zoom, hasta poder ver las manijas.
     

    Arrastrar la manija del centro del fondo arriba, hasta que el marco de la tabla esté completamente sobre la diapositiva. Las etiquetas de lenguaje pueden volverse verticales, como en la ilustración de la derecha. 
    
    Cuando redimensionó la tabla, el tamaño de la fuente para las etiquetas de los ejes, puede haber disminuido de 20 a 18.
     

    El marco del gráfico es demasiado corto:
    Arrastrar la orilla del fondo del marco, hacia abajo al borde de la diapositiva.
     
14. Clic en la diapositiva, fuera del área del gráfico.
     
    Las funciones de Excel se desvanecen y esas remilgadas etiquetas, se ladean de nuevo. Su gráfico puede verse diferente, si su tamaño es distinto.
    Resulta todo tan confuso cuando lo que se vé mientras edita, no es lo que se vé en la diapositiva!!

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Seleccionar y Suprimir al Marcador de Posición debajo del Gráfico.

Es el marcador de posición de texto original, el que todavía está aquí debajo del gráfico? No se verá cuando se vea la diapositiva. Pero usted puede deshacerse de el.

Usará una técnica nueva para llegar al mismo. La tecla de Tabular viene al rescate!

(Aún si su marcador de posición desaparece, lea a través de los pasos siguientes para ver como llegar a un objeto que está tapado por otro.)

1. Clic en las palabras Haga clic para agregar texto para tratar de seleccionar el marcador de posición. Se volvieron puntos los bordes del marcador de posición? Probablemente no. A medida que se muestra la ilustración a la derecha, también se ven los círculos de las manijas para la tabla.
    
   Como el gráfico está apilado encima del marcador de posición, está cubriendo esas palabras.
    
2. Pulsar la tecla Tabulador en su teclado. El marcador de posición Título, es seleccionado.
    
3. Pulsar nuevamente al Tabulador. AHORA queda seleccionado el marcador de posición de texto.
    
4. Pulsar la tecla SUPRIMIR . El marcador de posición se desvanece. Es mucho más prolijo!

Método Alternativo - Cambiar al orden en la pila:
Seleccionar el gráfico. Desde la barra de Dibujo, hacer clic en el botón Dibujo y seleccionar, Ordenar | Enviar al fondo. Eso coloca al gráfico debajo del cuadro de texto. Ahora podrá seleccionar al cuadro de texto y suprimirlo.

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Agregar Cuadro de Texto y Formato

El gráfico no incluye al número de personas que hablan Inglés. La barra para Inglés sería tan alta que sería imposible leer a las otras barras! Puede agregar ésa información en un cuadro de texto, como una especie de subtítulo de la diapositiva.

1. Crear Cuadro de Texto: En la barra de Dibujo, hacer clic en el botón de Cuadro de Texto . Cuando se mueve al ratón encima de la diapositiva, el puntero cambia a esta    barra vertical con una pequeña barra en cruz cerca del fondo.
    
2. Clic debajo del marcador de posición del Título. Aparece un pequeño cuadro de texto, con el cursor adentro, listo para que escriba allí.
    
3. Entrar Texto: Escribir: Oradores de inglés = 3,425,304
   Con este método, el cuadro de texto tendrá el ancho exacto para contener su texto.
    
4. Formatear el texto:  
     Tamaño de Fuente = 20
     Color = Verde
     Negrita
    
   El cuadro de texto, probablemente no está centrado bajo el título, dependiendo de dónde hizo exactamente el clic para crearlo.
    
5. Alinear Cuadro de Texto:
    
   Horizontalmente: Mientras el nuevo cuadro de texto es seleccionado, mantener apretada la tecla MAYúS y hacer clic en el marcador de posición del Título, Lenguajes, para agregarlo a la selección. En la barra Dibujo, seleccionar, Dibujo | Alinear o distribuir | Alinear verticalmente
    
   El marcador de posición y la línea del cuadro de texto, se alinean limpiamente uno sobre el otro.
    
   Verticalmente: Seleccionar el marcador de posición de Título, el cuadro de texto de Oradores de inglés y el gráfico. Desde el menú Dibujo seleccionar,  Dibujo  |  Alinear o distribuir  |  Distribuir verticalmente . Los tres ítems son vueltos arreglar ordenadamente, aunque el cuadro de texto se tenga que superponer a los otros.
    
6. Clic dentro de un área en blanco de la diapositiva, para deseleccionar a los objetos.
7. Guardar. [nz-importar.ppt]
   Como manejar un disco Clase lleno

   

8. Ejecute la Presentación de Diapositivas, comenzando con ésta diapositiva.
   Hummm. El título y el gráfico están animados, usando la configuración de Patrón de Diapositiva, pero el cuadro de texto aparece cuando las diapositivas se ven. Quizás pueda arreglar ese desafortunado estado de cosas, en la próxima lección.

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Evaluar

En ésta diapositiva, está trabajando bien el gráfico? Cual fue el propósito de ésta presentación? Se logrará ese propósito con la ayuda de ésas diapositivas?

El tamaño de la fuente puede haber cambiado a 18 para los números y lenguajes. (Cambia automáticamente cuando se redimensiona el gráfico.) Eso esta muy bien para ser visto en un monitor. Pueden resultar demasiado chicas para producir un buen resultado en la proyección sobre una pantalla y en un salón grande.